就職活動で複数の企業から内定をもらったら、どうしますか？
選ばない企業には、内定を断らなければなりません。
しかし、内定を断るときのメールの書き方は、なかなか難しいものです。
相手に失礼や不快感を与えないように、丁寧で正しい言葉遣いをしなければなりません。
また、内定を断る理由や感謝の気持ちを伝えることで、相手の理解を得やすくなります。
さらに、メールの送信時期や返信の対応にも気をつけることで、今後の人間関係にも影響を与えません。
この記事では、内定を断るときのメールの書き方のコツと、具体的な例文を紹介します。
内定を断るときのメールに困っている方は、ぜひ参考にしてください。
内定を断る理由を伝える
内定を断るときのメールの中で、もっとも重要なのは、内定を断る理由を伝えることです。
内定を断る理由は、人それぞれ異なりますが、一般的には、以下のようなものがあります。
- 他の企業からの内定を受け入れた
- 自分の希望と合わない条件や待遇があった
- 家族や健康の事情で就職を見送ることにした
- 進学や留学などの別の進路を選んだ
内定を断る理由を伝えるときは、明確にすることが大切です。
あいまいな理由や嘘をつくと、相手に疑問や不信感を抱かせることになります。
また、理由を丁寧に説明することも大切です。
相手の立場になって考えて、どのような理由なら納得できるかを考えましょう。
ただし、理由を説明するときは、長くなりすぎないように注意しましょう。
簡潔にまとめることで、メールの読みやすさを保ちます。
内定を断る理由を伝えるときは、相手の気持ちを考えることも忘れないでください。
相手は、あなたに内定を出したことで、あなたに期待や希望を持っているはずです。
そのため、内定を断ることは、相手にとっては残念なことです。
相手に不快感や怒りを与えないように、謙虚な態度で理由を伝えましょう。
謝罪と感謝の気持ちを表す
内定を断るときのメールのもう一つの重要なポイントは、謝罪と感謝の気持ちを表すことです。
内定を断ることは、相手にとっては不本意なことですが、それでもあなたに内定を出してくれたことに対しては、感謝の気持ちを持つべきです。
また、内定を断ることで、相手に迷惑や損失をかけることになるかもしれません。
そのため、謝罪の気持ちを持つべきです。
謝罪と感謝の気持ちを表すときは、以下のような言葉を使うと良いでしょう。
- この度は、貴社から内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
- このような結果になりましたことを、深くお詫び申し上げます。
- 貴社の採用担当者様や面接官様には、就職活動の過程で、大変お世話になりました。
- 貴社の事業の発展や社員の皆様の幸せを心から祈っております。
- 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
これらの言葉は、謝罪と感謝の気持ちを丁寧に伝えることができます。また、相手の努力や期待を評価することや、今後の関係を断ち切らないことを示すことができます。内定を断るときのメールでは、これらの言葉をぜひ使ってみてください。
メールの例文を紹介する
内定を断るときのメールの書き方のコツを紹介しましたが、実際にどのようなメールを書けばいいのでしょうか？
ここでは、内定を断るメールの例文を3つ紹介します。
それぞれの例文のポイントも解説しますので、参考にしてください。
例文1
件名：内定のお礼とお詫び
〇〇様
この度は、貴社から内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。貴社のビジョンや社風には大変魅力を感じておりましたが、残念ながら内定を辞退させていただくことになりました。
私は、就職活動の中で、貴社以外の企業からも内定をいただいておりました。慎重に比較検討した結果、自分のキャリアプランや将来の目標に合うと判断した企業に進むことを決めました。このような結果になりましたことを、深くお詫び申し上げます。
貴社の採用担当者様や面接官様には、就職活動の過程で、大変お世話になりました。貴社の事業の発展や社員の皆様の幸せを心から祈っております。今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
（氏名）
ポイント
- 件名に「内定のお礼とお詫び」と書くことで、メールの内容を明確に伝える
- 内定を断る理由として、他の企業からの内定を受け入れたことを明記する
- 貴社の魅力やお世話になったことに対して、感謝の気持ちを述べる
- 今後の関係を断ち切らないように、祈りの言葉やよろしくお願いする言葉を添える
例文2
件名：内定の辞退のご連絡
〇〇様
この度は、貴社から内定のご連絡をいただき、大変光栄に思っております。貴社の事業内容や社風には、強い興味と共感を持っておりましたが、誠に残念ながら内定を辞退させていただくことになりました。
私は、就職活動の中で、貴社と同時期に応募していた企業からも内定をいただいておりました。その企業は、私が学生時代から志望していた企業であり、自分の夢や目標を実現できると考えております。そのため、貴社の内定を辞退するという苦渋の決断をいたしました。このような結果になりましたことを、心よりお詫び申し上げます。
貴社の採用担当者様や面接官様には、就職活動の過程で、多くのことを学ばせていただきました。貴社の事業の成功や社員の皆様の活躍を応援しております。今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
（氏名）
ポイント
- 件名に「内定の辞退のご連絡」と書くことで、メールの内容を明確に伝える
- 内定を断る理由として、志望していた企業からの内定を受け入れたことを明記する
- 貴社に興味や共感を持っていたことや、学んだことに対して、感謝の気持ちを述べる
- 今後の関係を断ち切らないように、応援の言葉やよろしくお願いする言葉を添える
例文3
件名：内定の辞退のお知らせ
〇〇様
この度は、貴社から内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。貴社の業界での実績や社風には、大変感銘を受けておりましたが、申し訳ありませんが内定を辞退させていただくことになりました。
私は、就職活動の中で、貴社の内定をいただいた後に、家族の事情で就職を見送ることになりました。家族の健康状態が思わしくなく、しばらくは家族のサポートを優先する必要があります。このような結果になりましたことを、深くお詫び申し上げます。
貴社の採用担当者様や面接官様には、就職活動の過程で、温かくサポートしていただきました。貴社の事業の発展や社員の皆様の健康をお祈りしております。今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
（氏名）
ポイント
- 件名に「内定の辞退のお知らせ」と書くことで、メールの内容を明確に伝える
- 内定を断る理由として、家族の事情で就職を見送ることになったことを明記する
- 貴社の実績や社風に感銘を受けたことや、サポートしていただいたことに対して、感謝の気持ちを述べる
- 今後の関係を断ち切らないように、祈りの言葉やよろしくお願いする言葉を添える
おわりに
内定を断るときのメールの書き方について、コツと例文を紹介しました。
内定を断るときのメールは、相手に失礼や不快感を与えないように、丁寧で正しい言葉遣いをすることが大切です。
また、内定を断る理由や感謝の気持ちを伝えることで、相手の理解を得やすくなります。
さらに、メールの送信時期や返信の対応にも気をつけることで、今後の人間関係にも影響を与えません。
内定を断るときのメールの送信時期は、できるだけ早めにすることが望ましいです。
内定を受けたら、2～3日以内には返信するようにしましょう。
返信が遅れると、相手に不信感や不満を与えることになります。
また、相手からの返信にも、できるだけ早く対応するようにしましょう。
返信には、改めてお礼とお詫びの言葉を添えることが望ましいです。
内定を断るときのメールは、就職活動の中で、最も難しいメールの一つかもしれません。
しかし、内定を断るときのメールの書き方をマスターすれば、相手に好印象を残すことができます。
この記事で紹介したコツと例文を参考にして、内定を断るときのメールを書いてみてください。
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